Manager VvE-Services (2e)

Over VvE-Services

Urban Care Group B.V. (UCG) is een snelgroeiende en ambitieuze organisatie binnen het vastgoedmanagement en VvE-beheer. Met een sterke focus op autonome groei, strategische overnames en digitalisering van processen biedt UCG een uitdagende werkomgeving met ruimte voor ontwikkeling en innovatie.

VvE-Services is het gecertificeerde incasso- en debiteurenbeheerplatform van UCG, opgericht om te voldoen aan de Wet kwaliteit incassodienstverlening (WKI, van kracht per april 2024). VvE-Services biedt diensten aan alle VvE-beheerdersorganisaties binnen UCG: de beheerder is de cliënt, VvE-Services is leidend in de uitvoering van het incassoproces. De groei van het aantal aangesloten UCG-entiteiten en de toenemende complexiteit van de WKI-implementatie maken uitbreiding van het team noodzakelijk.

Doel van de functie

Als Manager VvE-Services (2e) ben je — samen met de eerste manager — eindverantwoordelijk voor de volledige en kwalitatieve uitrol van VvE-Services binnen alle UCG-entiteiten. Je borgt de WKI-compliance in de breedte van de organisatie, ontzorgt UCG-beheerders via een soepel en gestandaardiseerd incassoproces en versterkt de managementcapaciteit bij ontwikkeling van de groep. Daarnaast fungeer je als sparringpartner en klankbord voor de eerste manager en rapporteer je rechtstreeks aan de Director Shared Services.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

Strategie & beleid

• Mede-eigenaarschap van de VvE-Services strategie en de WKI-implementatieroadmap.
• Bijdrage aan de doorontwikkeling van het hoofdproces en de bijbehorende deelprocessen (blueprint / best practice = 1 proces).
• Signaleren van risico’s en kansen in markt, wet- en regelgeving en de interne organisatie.
• Actieve bijdrage aan de planning en prioritering van de Newco-onboarding (jaar-eind target).

Operationeel management

• Aansturing van een deel van het VvE-Services team: capaciteit, kwaliteit en verantwoordelijkheid.
• Bewaken van de processtandaard en managen van afwijkingen en betalingsregelingen conform WKI-kaders.
• Operationele rapportage aan Director Shared Services over prestaties, KPI’s en voortgang.

Data & compliance

• Toezien op de juistheid, volledigheid en actualiteit van dossier- en debiteureninformatie (intern/extern).
• Borgen van WKI-verplichtingen: transparante communicatie, correcte dossiervorming en respectvolle benadering van debiteuren.
• Bewaken van datakwaliteit en administrati-/volledigheidscontroles per entiteit.

Integratie & onboarding Newco’s

• Begeleiden van Newco’s bij onboarding op VvE-Services via het PVA (proces, communicatie, technische inrichting).
• Coördineren van de integratie per entiteit op vier pijlers: Data, Proces, Team en Systeeminrichting.
• Bewaken van de voortgang op de integratieroadmap en overleggen met entiteitsmanagement over aanpak, opvolging en afronding.

Samenwerking & sparring

• Intensieve samenwerking met de eerste Manager VvE-Services: gezamenlijk MT, regelmatige afstemming, wederzijdse back-up.
• Fungeren als sparringpartner op tactisch en strategisch niveau.
• Bijdragen aan een consistente VvE-Services cultuur: transparant, respectvol en resultaatgericht.

Je werkt samen met

• Manager VvE-Services (1e) — directe peer en sparringpartner.
• Director Shared Services — directe leidinggevende en rapportagelijn.
• Directeuren en managers van de UCG-entiteiten (inclusief Newco’s).
• Team VvE-Services: medewerkers incasso, debiteurbeheer en klantenservice.

Wat breng jij mee?

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in bedrijfskunde, rechten of een verwante richting.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, waarvan een deel in een leidinggevende of coördinerende rol.
• Aantoonbare affiniteit met VvE-beheer, incasso, vastgoedmanagement of een aanverwante sector.
• Kennis van — of bereidheid om je snel eigen te maken — de WKI en relevante wet- en regelgeving.
• Sterk in co-leiderschap: je werkt effectief samen met een gelijkwaardige collega-manager en bent complementair in stijl en aanpak.
• Analytisch vermogen: je overziet complexe processen, signaleert knelpunten en vertaalt deze naar concrete verbeteringen.
• Besluitvaardig, resultaatgericht en comfortabel in een organisatie in transitie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en in staat op verschillende niveaus te schakelen — van medewerker tot directie.

Wij bieden

• Een uitdagende managementrol in een organisatie in transitie, met directe impact op de strategische agenda.
• Een gelijkwaardige samenwerking met een ervaren collega-manager en een directe lijn naar de Director Shared Services.
• Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling binnen een professionele omgeving.
• Een informele en professionele werksfeer gericht op kwaliteit, transparantie en klantgerichtheid.
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden.